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Handbuch · Stand Mai 2026 · Version 14

Das Autaxo Handbuch

Jede Funktion erklärt — vom mobile.de-Import über den KI-Belegimport und die automatische Steuerlogik bis zum DATEV-Export. Schritt für Schritt, mit Screenshots aus der echten App.

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Inhaltsverzeichnis (15 Kapitel)

Erste Schritte

Autaxo ist ein cloud-basiertes Dealer-Management-System für freie Gebrauchtwagenhändler. Nach dem Login unter garage.autaxo.de landest du direkt im Dashboard. Bevor du dein erstes Fahrzeug verkaufst, lohnt sich eine saubere Ersteinrichtung.

garage.autaxo.de/login
Autaxo Login-Seite
Login unter garage.autaxo.de

Empfohlene Reihenfolge der Einrichtung:

  1. Händlerdetails ausfüllen (Einstellungen → Details): Firmendaten, Steuernummer, Adresse, Bankverbindung.
  2. Logo hochladen — erscheint auf Rechnungen, Verträgen und in den KI-Showrooms.
  3. Rechnungsnummernkreise festlegen (Einstellungen → Rechnungen).
  4. mobile.de verbinden und Bestand importieren (Einstellungen → Integrationen).
  5. DATEV einrichten (optional) für den automatischen Buchungsexport.
  6. Kassenbuch einrichten mit Anfangsbestand und Stichtag.

Tipp

Wenn du schon Fahrzeuge auf mobile.de inseriert hast, ist der schnellste Start: erst den mobile.de-Import, dann die Ankaufsbelege per Belegimport hochladen. Mehr dazu in Kapitel 07.

Dashboard

Das Dashboard ist deine Startseite. Oben springst du per „Kaufen" oder „Verkaufen" direkt in den jeweiligen Prozess; rechts siehst du auf einen Blick, wie viele Fahrzeuge auf Lager sind und welchen Wert dein Bestand hat.

Die Finanzübersicht zeigt acht Kennzahlen pro Monat — Umsatz, Kosten, Brutto-Gewinn, Netto-Rohgewinn, verkaufte Fahrzeuge sowie USt fällig, USt gezahlt und USt-Saldo — jeweils mit Vormonatsvergleich.

Wichtig

Alle Finanzkennzahlen beziehen sich ausschließlich auf verkaufte Fahrzeuge. Angekaufte, noch nicht verkaufte Fahrzeuge (Kapitalbindung) werden nicht als Verlust dargestellt.

Darunter helfen dir Widgets wie „Top 5 Alarmierender Bestand" (Fahrzeuge mit den höchsten Standtagen) und die Onboarding-Checkliste, den Überblick zu behalten.

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Autaxo Dashboard mit Finanzübersicht und Widgets
Das Dashboard mit Finanz-KPIs, neuesten Fahrzeugen und Standtage-Warnungen

Fahrzeuge verwalten

Unter Fahrzeuge → Bestand findest du alle Fahrzeuge — wahlweise als Liste (sortierbare Spalten inkl. Standtage und Status) oder als Kachelansicht mit Bild, Preis und den wichtigsten Eckdaten.

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Fahrzeugbestand in der Listenansicht
Listenansicht mit Status, FIN und Standtagen
garage.autaxo.de
Fahrzeugbestand in der Kachelansicht
Kachelansicht — ideal für den visuellen Überblick

Fahrzeug hinzufügen

Neue Fahrzeuge legst du über „+ Fahrzeug hinzufügen" an — entweder per FIN-Import (17-stellige Fahrgestellnummer eingeben, Autaxo dekodiert Marke, Modell, Motor etc.) oder manuell. Direkt rechts kannst du im selben Schritt einen Ankauf-Deal mit Kunde und Preis anlegen.

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Dialog Fahrzeug hinzufügen mit FIN-Import
Fahrzeug per FIN importieren oder manuell anlegen

Die Fahrzeugakte

Die Fahrzeugakte ist die zentrale Detailseite: Bildkarussell mit Zugang zum Fotostudio, Kauf- und Verkaufs-Deal, Tage im Bestand (mit Warn-Icon bei langer Standzeit), interne Notizen, Marktplatz-Status und alle editierbaren Fahrzeugdetails. Beim Verkauf schlägt Autaxo zudem einen KI-gestützten empfohlenen Verkaufspreis vor.

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Fahrzeugakte mit Fahrzeugbild und Info-Box
Fahrzeugakte: Bild, Status und Info-Box mit Kauf, Verkauf, Standtagen und Profit

Tools: FIN & Fahrzeughistorie

Unter Fahrzeuge → Tools liest du eine FIN über Vincario aus oder forderst eine Fahrzeughistorie (Unfälle, Tachostand, Vorbesitzer) über CarVertical an.

Kunden & VIES-Prüfung

Unter Kunden verwaltest du Privat- und Geschäftskunden. Kunden entstehen manuell, automatisch beim Belegimport, über die VIES-Abfrage oder durch Carlo (z. B. aus einem Foto der Gewerbeanmeldung).

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Kundenliste mit Privat- und Geschäftskunden
Kundenliste mit Typ-Unterscheidung und Filter

Beim Geschäftskunden gibst du die USt-IdNr. mit Länderpräfix ein und startest die VIES-Abfrage. Autaxo zieht Firmenname und Adresse direkt aus dem EU-Register und füllt die Kundenakte automatisch.

Wichtig

Ohne gültige VIES-Validierung ist keine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung möglich — die Steuerbefreiung entfällt. Die Bestätigung wird automatisch in der USt-ID Prüfung archiviert (Kapitel 10).

Verkaufsprozess & Steuerlogik

Ein Deal verbindet Fahrzeug, Kunde und Steuerfall. Den Ankauf legst du beim Anlegen des Fahrzeugs oder per „Kaufen" an; den Verkauf startest du in der Fahrzeugakte über „Verkaufen" (sobald eine Kauf-Rechnung existiert).

Das Herzstück ist die automatische Steuerfall-Erkennung. Autaxo bestimmt den Besteuerungsfall aus vier Faktoren: ursprünglicher Ankauf (Differenz- vs. Regelbesteuerung), Kundentyp, Kundenland und USt-IdNr.-Validierung:

  • Differenzbesteuerung (§25a): Ankauf von privat, Kleinunternehmer oder differenzbesteuertem Händler. Besteuert wird nur die Marge; keine separate USt auf der Rechnung.
  • Regelbesteuerung (19%): Ankauf mit Vorsteuerabzug, Verkauf im Inland; USt wird ausgewiesen.
  • Innergemeinschaftliche Lieferung: Verkauf an EU-Geschäftskunden mit gültiger USt-IdNr. — steuerfrei nach §6a UStG, Gelangensbestätigung erforderlich.
  • Ausfuhrlieferung (Drittland): Verkauf außerhalb der EU — steuerfrei nach §4 Nr. 1a UStG, MRN-/Ausfuhrnachweis erforderlich.

Tipp

Der erkannte Besteuerungsfall wird als Hinweis-Banner im Deal angezeigt und lässt sich jederzeit manuell überschreiben — etwa beim Verzicht auf die Differenzbesteuerung nach §25a Abs. 8 UStG.

Rechnungen

Unter Buchhaltung → Rechnungen siehst du alle Kauf- und Verkaufsrechnungen, getrennt nach Quelle („Autaxo" oder „Import"). Rechnungen ohne Nummer erscheinen als Entwurf.

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Rechnungsübersicht mit Kauf- und Verkaufsrechnungen
Rechnungsübersicht mit Quelle-Unterscheidung und Entwurf-Status

Beim Erstellen einer Rechnung fügst du Positionen manuell oder direkt ein Fahrzeug aus dem Bestand ein, nutzt Textbausteine (z. B. Gewährleistung) und legst den Zahlungshinweis fest. Ist ein Baranteil dabei, wird automatisch ein Kassenbucheintrag erzeugt. Nach der Finalisierung steht die Rechnung als PDF zum Download und E-Mail-Versand bereit; eine Stornorechnung ist mit einem Klick möglich.

Tipp

Du musst Rechnungen nicht abtippen: Per „Rechnung importieren" liest Carlo Kunde, Datum, Positionen und Steuersätze automatisch aus einem PDF oder Foto aus. Details im nächsten Kapitel.

Belegimport mit KI

Der Belegimport (Buchhaltung → Belegimport) ist für die Massenverarbeitung gemacht: Zieh einen ganzen Stapel PDFs oder Fotos per Drag & Drop in die Upload-Zone. Carlo verarbeitet alle Belege parallel — Status pro Beleg von „Wird hochgeladen…" über „Wird analysiert…" bis zur fertigen Vorschau.

Carlo erkennt Lieferant, Datum, Beträge und Steuersätze und ordnet einen Beleg über die FIN automatisch dem richtigen Fahrzeug zu. Jeden Beleg prüfst du in der gewohnten Bearbeiten-/Vorschau-Ansicht und schließt ihn per „Finalisierung" ab.

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Belegimport mit paralleler KI-Verarbeitung mehrerer Belege
Massen-Upload: Carlo analysiert alle Belege parallel und ordnet sie zu

Wichtig

Beim Onboarding gilt die Reihenfolge: erst alle Ankaufsbelege, dann die Verkaufsbelege. So werden Fahrzeuge korrekt dem Ankauf zugeordnet, bevor der Verkauf verarbeitet wird.

Kassenbuch

Das digitale Kassenbuch (Buchhaltung → Kassenbuch) erfasst alle Bartransaktionen — automatisch aus Rechnungen mit Baranteil und manuell. Beim ersten Aufruf richtest du es mit Anfangsbestand und Eröffnungsdatum ein.

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Kassenbuch mit KPI-Karten und Buchungstabelle
Kassenbuch mit Monats-KPIs und automatischen Einträgen aus Bar-Rechnungen

Wichtig

Alle Transaktionen vor dem Eröffnungsdatum werden nicht erfasst. Eine später importierte Bar-Rechnung mit Datum vor dem Stichtag beeinflusst das Kassenbuch also nicht.

Aufgaben & Pflichtdokumente

Autaxo erzeugt automatisch Aufgaben, wenn steuerrelevante Dokumente fehlen — etwa eine fehlende Rechnung, Gelangensbestätigung (EU-Verkauf) oder ein MRN-Dokument (Drittland-Export). Jede Aufgabe führt dich per Aktions-Button direkt zur Lösung.

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Aufgabenliste mit fehlenden Pflichtdokumenten
Automatisch generierte Aufgaben für fehlende Pflichtdokumente

Wichtig

Ohne Gelangensbestätigung oder Ausfuhrnachweis entfällt die Steuerbefreiung rückwirkend. Aufgaben bleiben aktiv, bis das Dokument vorliegt — sie lassen sich nicht manuell schließen.

USt-ID Prüfung

Unter USt-ID Prüfung findest du die zentrale Historie aller VIES-Abfragen — mit Status (validiert / ungültig) und einer herunterladbaren PDF-Bestätigung je Abfrage.

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Historie der USt-ID-Prüfungen mit PDF-Download
Prüfungshistorie — jede Bestätigung als prüfungsfester PDF-Nachweis

Tipp

Die PDF-Bestätigung ist im Streitfall dein Nachweis, dass die USt-IdNr. zum Verkaufstag gültig war. Prüfungen aus dem Kunden- und Rechnungs-Workflow landen hier automatisch.

DATEV & Kfz-Handelsbuch

Der DATEV-Export (Export → DATEV) zeigt pro Monat, ob alle Buchungen und Belege an „DATEV Unternehmen online" übertragen wurden. Über den Buchungsdatenservice laufen Umsatz, Soll/Haben, Konten, BU-Schlüssel, Belegnummern und Buchungstexte automatisch zum Steuerberater.

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DATEV-Export mit monatlichem Übertragungsstatus
DATEV: monatlicher Übertragungsstatus an Unternehmen online

Unter Export → Weitere exportierst du das prüfungsfeste Kfz-Handelsbuch für einen frei wählbaren Zeitraum als CSV oder XLSX — mit allen An- und Verkaufsdaten je Fahrzeug.

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Export-Dialog für das Kfz-Handelsbuch
Kfz-Handelsbuch-Export für einen wählbaren Datumsbereich

Wichtig

Das Kfz-Handelsbuch ist gesetzlich vorgeschrieben und muss bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden können. Autaxo führt es automatisch mit.

Dokumentvorlagen

Unter Einstellungen → Vorlagen individualisierst du alle Verträge. Autaxo liefert 16 vordefinierte Vorlagen aus — eine je Kombination aus Deal-Typ, Kundentyp und Steuerfall. Beim Erstellen eines Dokuments aus einem Deal wählt Autaxo automatisch die passende Vorlage.

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Vorlagen-Übersicht mit Filtern nach Deal-Typ, Kundentyp und Steuerfall
16 Standardvorlagen, filterbar nach Deal-Typ, Kundentyp und Steuerfall

Im Editor arbeitest du mit einem Rich-Text-Editor und dynamischen Variablen (Fahrzeug-, Kunden-, Händler- und Preisdaten), die pro Dokument automatisch befüllt werden. Fertige Bausteine — Fahrzeugdaten, Preisbox, AGB, ZDK-Bedingungen, Unterschriftenzeile — fügst du per Klick ein.

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Vorlagen-Editor mit dynamischen Variablen und Bausteinen
Editor mit dynamischen Variablen und wiederverwendbaren Bausteinen

Separat davon pflegst du unter Einstellungen → Rechnungen die Rechnungstextvorlagen — kurze Textbausteine wie Gewährleistungsverkürzung oder Ratenzahlung, die du beim Rechnungserstellen per „+ Textbaustein" einfügst.

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Verwaltung der Rechnungstextvorlagen
Wiederverwendbare Textbausteine für Rechnungen

Carlo AI

Carlo ist dein KI-Assistent, erreichbar über den Button oben rechts (Desktop: Sidebar, Mobile: Vollbild-Chat). Carlo kann zweierlei: Fachfragen beantworten — zu §25a, Differenzbesteuerung, GoBD, Gelangensbestätigung, mobile.de — und Aktionen ausführen, etwa einen Kunden anlegen oder einen Fahrzeugstatus ändern.

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Carlo AI Chat mit Fachfrage und Systemaktion
Carlo beantwortet Fachfragen und führt Aktionen aus — mit Bestätigung

Tipp

Carlo führt keine Aktion ohne deine Freigabe aus: Er zeigt erst eine Zusammenfassung der geplanten Aktion mit „Zustimmen" / „Ablehnen". Erst nach deiner Bestätigung passiert etwas (Human-in-the-Loop).

KI-Fotostudio

Das Fotostudio öffnest du in der Fahrzeugakte über „Fotostudio öffnen". Du lädst Handy-Fotos hoch, die KI stellt das Fahrzeug frei und setzt es in einen professionellen Showroom — den du per Text-Prompt selbst erstellen kannst (z. B. „dark luxury showroom with warm lighting"). Einmal generiert, lässt sich ein Showroom für beliebig viele Fahrzeuge wiederverwenden.

Wichtig

Das Fahrzeug wird nicht retuschiert — Kratzer, Dellen und Aufkleber bleiben erhalten. Nur der Hintergrund wird ersetzt, Schatten werden automatisch erzeugt. Der Wechsel zu einem anderen Showroom ist kostenlos.

Einstellungen & Integrationen

Unter Einstellungen → Details pflegst du alle Daten, die auf Rechnungen, Verträgen und im Showroom erscheinen — Grunddaten, Steuerinfos, Adresse, Bankverbindung und Logo.

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Händlerdetails in den Einstellungen
Händlerdetails — die Basis für alle Dokumente

mobile.de verbinden

Unter Integrationen → mobile.de hinterlegst du deine API-Zugangsdaten und importierst per „Importieren von Mobile" deinen gesamten Bestand inkl. Bildern und Ausstattung.

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mobile.de Integration mit API-Zugangsdaten
mobile.de anbinden und Bestand importieren

DATEV einrichten

Unter Integrationen → DATEV konfigurierst du zuerst die Stammdaten (Berater- und Mandantennummer, Sachkontenrahmen, Gewinnermittlungsart) und verbindest dann den Buchungsdatenservice per DATEV SmartLogin (QR-Code).

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DATEV-Integration mit Stammdaten und Buchungsdatenservice
DATEV-Stammdaten und Buchungsdatenservice

Wichtig

Ohne korrekt konfigurierte Stammdaten — besonders Berater- und Mandantennummer — funktioniert der DATEV-Buchungsdatenservice nicht. Diese Daten bekommst du von deinem Steuerberater.

Häufige Fragen

Muss ich die Differenzbesteuerung (§25a) manuell einstellen?

Nein. Autaxo erkennt den Besteuerungsfall automatisch anhand von Kundentyp, Kundenland und ursprünglichem Ankauf. Du kannst ihn im Deal bei Bedarf manuell überschreiben.

Wie importiere ich meinen mobile.de-Bestand?

Einstellungen → Integrationen → mobile.de → API-Zugangsdaten eingeben → „Importieren von Mobile“. Alle Fahrzeuge inkl. Bilder und Ausstattung werden übernommen.

Wird mein Fahrzeug bei der KI-Bildoptimierung retuschiert?

Nein. Das Fahrzeug bleibt unverändert — Kratzer, Dellen und Aufkleber bleiben erhalten. Nur der Hintergrund wird durch einen Showroom ersetzt.

Welche DATEV-Kontenrahmen unterstützt Autaxo?

SKR 03, SKR 04 und SKR 51. Die Stammdaten (Berater-/Mandantennummer etc.) bekommst du von deinem Steuerberater.

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